„Fräulein, bitte zum Diktat!“, so hörte es sich an, wenn vor 100 Jahren Schreiben erstellt wurden. Vor mehr als 50 Jahren eroberte dann die Kassette die Büros. Die Aufnahme mit Bandgeräten ermöglichte damit erstmalig ein komfortables, zeit- und personalunabhängiges Erstellen von Diktaten. Seit nunmehr 40 Jahren erlaubt der Einsatz des Personal-Computers eine noch größere Unabhängigkeit. Durch entsprechende Office-Programme können Schreiben auch ohne größeren Aufwand selbst erstellt werden. Die Fähigkeit zu diktieren ist zunehmend in den Hintergrund getreten, ohne dass die Fertigkeiten des Zehn-Finger-Schreibens in gleichem Maße zugenommen hätten.
Sprechen oder Tippen
Galt früher in beratenden Berufen die Regel, steigende Kosten einfach durch Vermehrung der Mandate aufzufangen, funktioniert dies wegen der Zulassungsdichte schon längst nicht mehr: Im Zuge notwendiger Kostenoptimierungen sind Büroabläufe daher umso mehr unter dem Aspekt des Zeitaufwands zu betrachten. Werden Anwender nach dem Zeitaufwand für die Schriftguterstellung befragt, so wird dieser regelmäßig dramatisch unterschätzt. Wie sieht der Zeitaufwand beim Sprechen und Schreiben im Vergleich aus? Die Sprechgeschwindigkeit berechnet sich in Wörtern pro Minute. Als angemessene Geschwindigkeit werden bei Vorträgen 90 bis 120 Wörter pro Minute empfohlen. Die Schreibgeschwindigkeit wird in Tastaturanschlägen pro Minute gerechnet. In den Büroberufen werden 230 Anschläge pro Minute vorausgesetzt. Bei einer durchschnittlichen Länge von fünf Buchstaben pro Wort sind das 46 Wörter. Geübte Schreiber schaffen über einen begrenzten Zeitraum bis zu 80 Wörter pro Minute. Das Sprechen ist somit dauerhaft deutlich schneller als das Schreiben. Ungeübten Schreibern ist zu empfehlen, ein Diktiergerät zu benutzen und das Schreiben den Profis zu überlassen.
„PC, bitte zum Diktat!“
Inzwischen werden Diktate nicht mehr auf Bändern, sondern digital aufgezeichnet und über das Netzwerk oder per E-Mail zur Abschrift an das Sekretariat geschickt. Möchte der Diktierende unabhängig von seinem Arbeitsplatz diktieren, so kommt ein mobiles Diktiergerät oder für kurze Aktennotizen auch ein Smartphone zum Einsatz. Am Arbeitsplatz können die Diktate per Mikrofon direkt in den PC gesprochen werden. Ist kein Sekretariat vorhanden oder soll dieses entlastet werden, so muss über Alternativen nachgedacht werden. Bei temporären Ausfällen des Sekretariats durch Krankheit oder Urlaub ist ein Internet-Sekretariat die richtige Lösung. Die Diktate werden auf einen externen Server geladen und von Fachkräften zeitnah bearbeitet. Als langfristige Alternative kommt die Spracherkennung, also die automatische Umwandlung von Stimme zu Text, in Betracht.
Vorteile der Spracherkennung
Bei Einsatz der Spracherkennung kann der Diktierende sein Diktat mitlesen und gleich per Stimme überarbeiten. Die weitere Korrektur und die Schriftsatzerstellung erfolgen im Sekretariat oder durch den Diktierenden selbst. Auch mit Schnellsprechern kann die Spracherkennung mühelos Schritt halten. Der Zeitvorteil des Diktierens wird unmittelbar genutzt und „vertippen“ kann man sich beim Sprechen auch nicht. Die Spracherkennung passt sich kontinuierlich dem Wortgebrauch und der Eigenart des Diktierenden an, so dass bereits nach kurzer Zeit nur noch ein minimaler Korrekturaufwand besteht.
Die Spracherkennung ist zwar bei der Umsetzung von Stimme zu Text unschlagbar, aber auch hier gilt: Diktieren will gelernt sein! Die Kunst des Diktierens besteht darin, die Gedanken zum nächsten Satz bereits während des Sprechens ordnen zu können. Der Übergang vom Schreiben zum Diktieren wird durch die Spracherkennung deutlich erleichtert, da die Mitlesefunktion gewissermaßen die visuellen Vorteile des Schreibens mit den auditiven des Diktierens kombiniert. So finden auch ungeübte Diktierende einen leichten Einstieg in die Technik des Diktierens.
Nutzen für Steuerberater
In allen Bereichen mit hoher Dokumentationspflicht – und dazu gehören Steuerberater, die praktisch alle Tätigkeiten für den Mandanten protokollieren müssen –, ist Diktieren das Medium, um Gedanken und Informationen unmittelbar festzuhalten. Dieses gilt insbesondere für Berater, die nicht für jedes Schreiben den passenden Textbaustein haben. Sobald es um komplizierte und aufwändige Schreiben geht, wie die Erstellung eines Gutachtens oder das Begleitschreiben, das dem Mandanten die zentralen Aussagen eines Einspruchsbescheids nahebringen soll, ist die direkte Umwandlung von Stimme zu Text durch die Spracherkennung interessant. Der Berater sieht sofort das Ergebnis seiner Überlegungen und kann Formulierungen und Inhalte direkt per Stimme überarbeiten. Die gewünschten Formatierungen werden zudem durch Diktierbefehle direkt bei der Erstellung des Schreibens umgesetzt. Ein Gesprächsprotokoll kann dagegen ohne Beachtung einer Form diktiert und der automatisch erstellte Text einfach ohne weitere Formatierung in der Dokumentenverwaltung abgespeichert werden.
Fazit
Nicht zuletzt hat das Diktieren durch die Nutzung von Smartphones, die neben vielen anderen Funktionen auch die Möglichkeit der Sprachaufzeichnung bieten, eine Renaissance erfahren. Auch heute noch ist das Diktat die schnellste und komfortabelste Art und Weise, Gedanken zu manifestieren. Zudem macht die Spracherkennung, die bereits in vielen Bereichen des Alltags Einzug gehalten hat, das Diktat fit für die Zukunft.