Digital Workplace, also der digitale Arbeitsplatz, ist gerade in aller Munde. Das mit dem Arbeitsplatz ist wörtlich zu verstehen: Er soll das virtuelle Äquivalent zum physischen Arbeitsplatz sein. Also alle Dokumente, Unterlagen, Listen, et cetera, die bisher über den Schreibtisch wandern, sollen zukünftig am digitalen Arbeitsplatz bearbeitet werden.
Der Digital Workplace ist jedoch mehr als nur eine digitale Ablage. Er unterstützt die Kommunikation zwischen Chef und Mitarbeitern, Kanzlei und Mandanten in vielerlei Hinsicht. Das Augenmerk liegt auf der Implementierung in den täglichen Arbeitsprozess, und den Möglichkeiten, sich über den digitalen Arbeitsplatz zu vernetzen, zusammenzuarbeiten und zu kommunizieren. Daher macht ein geteiltes Laufwerk, auf dem von jedem Rechner die Daten im Zugriff sind, alleine noch keinen digitalen Arbeitsplatz. Eine ausgereifte technische Infrastruktur, die ein gemeinsames Arbeiten ermöglicht, ist das Fundament für die Umstellung des analogen in einen digitalen Arbeitsplatz.
Die Rolle der Cloud im Digital Workplace
Eine solche Infrastruktur bietet die Cloud. Inzwischen setzt nahezu die Hälfte der deutschen Unternehmen (44 %) Cloud-Lösungen ein (Quelle: Cloud Monitor 2015). Die Möglichkeiten der Cloud sind Basis für die Gestaltung eines digitalen Arbeitsplatzes und unterstützen die Kernelemente einer gemeinsamen digitalen Arbeitsplattform, angefangen von der Umsetzung in bestehende Prozesse bis hin zum Austausch von Informationen. Über die Cloud lässt sich die Digitalisierung in bestehende Prozesse einpassen. Die Cloud liefert die Infrastruktur zur Vernetzung der Partner, die am digitalen Arbeitsplatz zusammenarbeiten sollen, ohne dass in der Kanzlei beziehungsweise beim Mandanten eigene technische Investitionen aufgebracht werden müssen. Cloud-Services und der Digital Workplace werden zur einheitlichen Informationsquelle für den Austausch von Daten und Informationen.
Die benötigten Daten werden in die Prozesse im Digital Workplace in der Kanzlei wie auch im Unternehmen übernommen. Damit ist der Digital Workplace aus der Cloud kein isolierter Arbeitsplatz, sondern die Grundlage für die täglichen Arbeitsabläufe. Auch beim Thema agile Zusammenarbeit – zu jeder Zeit und von jedem Ort – ein weiterer Kernaspekt des digital Workplace, unterstützen Cloud-Services bei der Umsetzung. Mit Infrastruktur, die in die Cloud ausgelagert ist, wird ein orts- und zeitunabhängiger Zugriff auf Daten und Informationen gewährleistet. Das bietet auch einen weiteren positiven Nebeneffekt, nämlich dass Mitarbeitern flexible Arbeitszeitmodelle angeboten werden können.
Auch wenn Digital Workplaces viele Freiheiten mit sich bringen - das Thema Sicherheit, Zugriffs- und Datenschutz darf nicht vernachlässigt werden. Geeignete Konzepte und Mechanismen sollten bestehen, damit kein Ernstfall eintritt. Zertifizierungen, z. B. gem. ISO 27001, können hilfreiche Hinweise geben, wie vertrauenswürdig ein Cloud-Partner ist. Aufgrund der Vertraulichkeit der über die Cloud ausgetauschten und zur Verfügung gestellten Daten sind diese Punkte besonders wichtig.
Digitale Arbeitsplattform – Transformation in der Zusammenarbeit Kanzlei und Mandant
Erfahrungen zeigen, dass Mandanten nicht einfach eine Technologie wie Cloud-Services oder Lösungen für den Digital Workplace kaufen. Sie müssen vom Nutzen der Lösung mittels der Technologie überzeugt sein. Ein solcher Nutzen ist die Möglichkeit einer gemeinsamen Zusammenarbeit zwischen Kanzlei und Mandant.
Heute noch bewährte „Belege im Schuhkarton“, Pendelordner und weitere Listen, die es in der Kanzlei in die Buchführung und Lohnabrechnung zu übernehmen gilt, können über smarte Cloud-Lösungen digitalisiert werden. So ergibt sich mit dem Mandanten eine „single source of truth“ – oder anders ausgedrückt: Alle Belege und Dokumente des Mandanten liegen zentral an einer Stelle, auf die Kanzlei und Mandant jederzeit Zugriff haben.
Die gescannten Belege werden digital in die Buchführung übernommen. Die OCR-Erkennung hilft dabei, die Daten aus dem Beleg in die Buchungszeile zu übernehmen. Beleg und Buchungssatz sind dauerhaft miteinander verknüpft. Um den Mandanten zu zeigen, dass der Beleg bereits gebucht wurde, kann diese Information als virtueller Stempel aus der Buchführung zurückgegeben werden. Zusätzlich werden die aktuellen Auswertungen, die Basis für die Steuerung des Unternehmens sind, in der digitalen Arbeitsplattform von der Kanzlei bereitgestellt.
Damit ist die digitale Zusammenarbeit kein Einweg- Prozess, sondern die Grundlage für gegenseitigen Informationsaustausch und aktuelle Arbeitsergebnisse. Die Digitalisierung transformiert Papierprozesse nicht nur, sondern bietet zahlreiche Verbesserungen in der täglichen Arbeit beim Mandanten: So werden von einer gescannten Eingangsrechnung die Daten direkt in den Überweisungsträger übernommen und können anschließend zur Zahlung angewiesen werden. Kontoumsätze lassen sich leicht kontrollieren und den digitalen Belegen zuordnen. Die Liquiditätssituation ist damit immer im Blick. Dabei muss sich das Auge in der Kanzlei schon etwas umgewöhnen. Zeugten bisher wahre Belegberge von einem großen Arbeitspensum, so wirkt der digitale Arbeitsplatz – zumindest optisch – aufgeräumt.