Intelligente Werkzeuge aus Arbeitgebersicht

von Dr. Katrin Fenrich

Die wichtigste Ressource in einer Kanzlei sind die Mitarbeiter: innen. Qualifizierte Kolleg:innen zu finden, mit ihnen gemeinsam ein Team aufzubauen und ein erfolgreiches Unternehmen zu führen – all das gelingt mit den richtigen digitalen Werkzeugen.

Mitarbeiter:innen dringend gesucht

Der juristische Fachkräftemangel zieht sich durch alle Branchen. Kanzleien suchen händeringend nach gut ausgebildetem Personal sowohl auf Assistenz- als auch auf Berufsträgerebene. Der Kanzleistandort und die Erreichbarkeit mit Zug, Bus oder Auto stellt nicht selten eine zusätzliche Herausforderung bei der Suche nach neuen Mitarbeiter:innen dar.

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Da sich Bewerber:innen angesichts dieser Arbeitsmarktsituation ihre zukünftigen Arbeitgeber aussuchen können, spielen neben dem Gehalt vor allem weiche Faktoren eine entscheidende Rolle bei der Arbeitgeberwahl: flexible Arbeitszeiten, die Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben und nicht zuletzt auch die örtliche Flexibilität stehen für viele Bewerber:innen dabei im Mittelpunkt.

Mit einem cloud-basierten Softwaresystem ermöglichen Sie Ihren Mitarbeiter:innen die Umsetzung individueller Arbeitskonzepte in örtlicher und zeitlicher Hinsicht. Der Zugriff auf alle arbeitsrelevanten Unterlagen, Mandatsakten oder auch den Vertretungskalender ist von überall per Browser bei Software-as-a-Service- Anwendungen möglich, ganz egal, ob aus dem Vorort eines Ballungsgebiets oder der benachbarten Kleinstadt. Räumliche Distanzen werden so digital überbrückt und der Bewerberpool ist nicht mehr durch die täglich pendelbare Strecke zur Kanzlei begrenzt.

Auch das asynchrone Arbeiten im Team ist kein Problem mehr, da alle Mitarbeiter:innen in Echtzeit sehen, wer gerade an welchem Projekt arbeitet. So können Arbeitszeiten je nach Bedarf auf den Tag verteilt werden.

Einarbeitung, eine Investition, die sich auszahlt

Ist der/die lang ersehnte neue Mitarbeiter:in endlich gefunden, beginnt der meist ressourcenintensive Einarbeitungsprozess im Team und in der Kanzlei. Organisatorische Abläufe müssen erläutert und erlernt werden: wie läuft die Urlaubsplanung ab, welche Vertretungsregelungen gibt es im Krankheitsfall, welche Tools werden für die tägliche Arbeit verwendet? Aber nicht nur organisatorisch, sondern auch inhaltlich ist ein aktiver Wissenstransfer erforderlich: welche Vorlagen existieren, welche Vorgaben gibt es für welche Verträge und in welchen Fällen wird welcher Briefkopf verwendet? Die Einarbeitung dauert meist mehrere Monate und muss von einer erfahrenen und oft stark ausgelasteten Kolleg:in aus dem jeweiligen Fach-Team übernommen werden.

Intelligente Werkzeuge aus Arbeitgebersicht

Auch hier kann das richtige Werkzeug die Onboardingerfahrung für beide Seiten deutlich verbessern: mit einer Kanzleisoftware haben Sie alle relevanten Informationen an einer Stelle stets für alle verfügbar. Erstellen Sie ein kleines Kanzleiwiki inklusive eines eigenen Onboardingbereichs für neue Mitarbeiter:innen. Alle wichtigen administrativen Unterlagen können Sie ebenfalls hier an einem zentralen Ort hinterlegen.

Mit einem integrierten Wissensmanagement- Tool sorgen Sie außerdem dafür, dass Vorlagen, Muster oder Textbausteine von allen genutzt und regelmäßig upgedatet werden. Eine Kanzleisoftware kann Sie auch bei den vielen ungeschriebenen Regeln Ihrer Kanzlei unterstützen, indem die Aktenanlage oder die Schriftsatzformatierung automatisiert wird und so für alle einheitlich abläuft.

Den Überblick behalten

Ist der/die neue Mitarbeiter:in eingearbeitet und einsatzbereit, stellt sich die Frage nach der Organisation eines anfänglichen Monitorings. Auf bestimmte Aufgaben sollte zunächst noch der/die erfahrenere Kolleg:in ein Auge haben. Bei großen Projekten sollte die Mandatsplanung noch gemeinsam durchgeführt werden. Hier hilft Ihnen ein modernes digitales Aufgabenmanagement dabei Ihre eigenen und die Aufgaben Ihres/r neuen Kolleg:in im Blick zu behalten.

Mit individuell hinterlegbaren To-do-Listen können Sie wiederkehrende Prozesse standardisieren und so sicherstellen, dass keine Aufgabe vergessen wird. Der Arbeitsfortschritt lässt sich idealerweise an allen Dokumenten und am gesamten Mandat über eine Dokumenten- und Aktenhistorie nachverfolgen.

So ist transparent, wer wann woran gearbeitet hat. Als Partner:in spielt neben dem Monitoring der inhaltlichen Arbeit auch die Überwachung des kaufmännischen Aspekts eines Mandats eine große Rolle. Dazu gehört insbesondere die Frage, wie viel Zeit für die Bearbeitung bestimmter Aufgaben benötigt wird, was davon organisatorischer Overhead ist und was bei dem / der Mandant:in abrechenbar ist. Ein Controlling-Tool hilft Ihnen dabei, den Überblick zu behalten.

Werten Sie geleistete Stunden pro Team, Mitarbeiter:in oder pro Rechtsgebiet aus, um festzustellen, welche Bereiche Ihrer Kanzlei rentabel sind. Eine Allround-Kanzleisoftware unterstützt Sie in allen Bereichen des Mitarbeitermanagements. Mit dem richtigen Werkzeug begeistern Sie die richtigen Bewerber:innen für sich und bauen mit Ihren Mitarbeiter:innen zusammen ein starkes Kanzleiteam auf.

 

Über die Autorin:

Dr. Katrin Fenrich
Volljuristin und Produktmanagerin bei
Actaport