Die Digitalisierung schreitet in nahezu allen Branchen voran, doch im Rechtssektor zeigt sich die Transformation immer wieder schleppend. Viele Kanzleien arbeiten noch immer mit Papierakten, nutzen E-Mail-Verkehr auf konventionelle Weise und agieren in Prozessen, die kaum digital unterstützt werden. Angesichts der wachsenden Anforderungen an Effizienz und Wettbewerbsfähigkeit ist es für Juristinnen und Juristen im Anwaltsberuf entscheidend, sich intensiv mit den Möglichkeiten der Digitalisierung und Automatisierung auseinanderzusetzen. Dabei bietet sich nicht nur eine Effizienzsteigerung im Arbeitsalltag an, sondern auch ein tieferer Wandel hin zu intelligenten, automatisierten Prozessen. Hier kommt die Legal Tech-Entwicklung ins Spiel.
Was bedeutet Legal Tech für Kanzleien?
Legal Tech umfasst eine Vielzahl digitaler Lösungen, die darauf abzielen, den juristischen Arbeitsalltag zu erleichtern und zu optimieren. Hierzu zählen unter anderem digitale Aktenführung, automatisierte Schriftsatzerstellung und Dokumentenmanagementsysteme, die weit über klassische Textverarbeitungsprogramme hinausgehen. Legal Tech bringt dabei nicht nur Effizienz, sondern eröffnet auch Möglichkeiten, rechtliche Prozesse intelligenter und präziser zu gestalten.
Für Kanzleien bedeutet der Einsatz solcher Technologien, dass zeitaufwendige und administrative Aufgaben, die bisher durch manuelle Eingriffe geprägt waren, zunehmend automatisiert werden können. Dies entlastet das Personal und gibt Juristen mehr Raum für das, worauf es wirklich ankommt: die inhaltliche Arbeit am Mandat und die juristische Beratung.
Die Rolle von Legal Tech-Lösungen
Es gibt bereits moderne Legal Tech-Lösungen wie beispielsweise die cloudbasierte Kanzleisoftware, welche speziell für den juristischen Bereich entwickelt wurde und auf die Bedürfnisse von Anwältinnen und Anwälten zugeschnitten ist. Solche Software ermöglicht z.B. die digitale Verwaltung von Akten, automatisierte Workflows und ein intuitives Dokumentenmanagement. Dabei liegt der Fokus darauf, repetitive Tätigkeiten zu minimieren und gleichzeitig eine flexible, ortsunabhängige Arbeitsweise zu fördern. In einer immer stärker digitalisierten Welt, in der Homeoffice und mobiles Arbeiten zunehmend an Bedeutung gewinnen, sind diese Funktionen unverzichtbar.
Durch den Einsatz der Software werden Dokumente zentral gespeichert, Fristen automatisch überwacht und Zahlungen nachverfolgt. Die Software unterstützt zudem bei der Kommunikation mit Mandanten, indem E-Mails und andere Nachrichten direkt mit der digitalen Akte verknüpft werden können. Dies spart Zeit und schafft eine lückenlose Dokumentation des Mandatsverlaufs. Besonders hervorzuheben ist die Möglichkeit, automatisierte Workflows zu erstellen, die standardisierte Vorgänge in der Kanzlei beschleunigen und gleichzeitig Fehlerquellen minimieren.
Künstliche Intelligenz als Schlüsselfaktor
Ein weiterer, wichtiger Baustein der Digitalisierung ist der Einsatz von Künstlicher Intelligenz (KI). Obwohl KI noch nicht in der Lage ist, komplexe juristische Aufgaben komplett zu übernehmen, kann sie bereits jetzt den Arbeitsalltag von Kanzleien erheblich erleichtern. Intelligente Systeme können etwa Verträge und Dokumente analysieren, relevante Klauseln herausfiltern und sogar Vorschläge für mögliche Änderungen machen. Dies beschleunigt den Prüfungsprozess erheblich und entlastet Anwältinnen und Anwälte von zeitintensiven Routineaufgaben.
Mit KI-gestützten Tools können zudem Vertragsmanagement-Prozesse optimiert werden. So ist es möglich, umfangreiche Dokumente auf bestimmte rechtliche Fragestellungen hin zu durchsuchen. Dabei erkennt die KI nicht nur bestimmte Begriffe, sondern auch zusammenhängende Sätze und Formulierungen. Gerade bei der Überprüfung von Verträgen können so potenzielle Risiken schneller identifiziert werden.
IT-Sicherheit und Datenschutz im Kanzleialltag
Bei der Digitalisierung von Geschäftsprozessen, insbesondere im juristischen Bereich, darf das Thema IT-Sicherheit und Datenschutz nicht vernachlässigt werden. Gerade in Kanzleien, wo sensible Mandantendaten verarbeitet werden, müssen höchste Sicherheitsstandards gewährleistet sein. Cloudbasierte Lösungen setzen auf verschlüsselte Datenübertragung und sichere Speicherung, um den Schutz der Daten zu gewährleisten. Zudem sind solche Systeme meist durch mehrstufige Authentifizierungsverfahren abgesichert, um unberechtigten Zugriff zu verhindern. Datenschutz spielt ebenfalls eine zentrale Rolle, denn durch die DSGVO sind Kanzleien verpflichtet, den Umgang mit personenbezogenen Daten streng zu regeln. Moderne Legal Tech Lösungen integrieren Datenschutzrichtlinien bereits in ihre Software und bieten Funktionen, die es erleichtern, den gesetzlichen Anforderungen gerecht zu werden.
Herausforderungen und Perspektiven
Trotz der vielen Vorteile, die Legal Tech und bestimmte Softwarelösungen bieten, bleibt die Implementierung in den Kanzleialltag eine Herausforderung. Die Vorstellung, dass Software einen Teil der Arbeit übernehmen kann, löst oft zunächst Skepsis aus. Viele Anwältinnen und Anwälte sind es gewohnt, mit traditionellen Arbeitsmitteln zu arbeiten. Es bedarf einer grundlegenden Veränderung der Arbeitsweise, um die Digitalisierung voll zu nutzen. Daher ist es essenziell, diese Transformation Schritt für Schritt anzugehen.
Die Automatisierung von Geschäftsprozessen in Kanzleien ist nicht mehr nur eine Option, sondern eine Notwendigkeit, um im modernen Rechtsmarkt wettbewerbsfähig zu bleiben. Legal Tech Lösungen bieten die Möglichkeit, Arbeitsabläufe effizienter zu gestalten und Zeit zu sparen – dies gilt ebenso für die Verwaltung von Mandantenkontakten oder Erstellung von Berichten und Auswertungen, ohne den Datenschutz zu vernachlässigen – und gleichzeitig die Qualität der juristischen Dienstleistungen zu verbessern. Die Einbindung von KI und die Automatisierung von Routineaufgaben machen den Arbeitsalltag nicht nur leichter, sondern schaffen Freiräume für wichtigere Aufgaben.
So bleibt mehr Zeit für die juristische Kernarbeit, während administrative Tätigkeiten im Hintergrund durch digitale Systeme erledigt werden. Kanzleien, die sich frühzeitig mit diesen Technologien auseinandersetzen, sind klar im (Wettbewerbs-) Vorteil – die Zufriedenheit ihrer Mandanten ebenso im Blick. Denn am Ende geht es nicht nur darum, Prozesse zu beschleunigen, sondern auch die juristische Exzellenz zu fördern – und genau hier kann Legal Tech einen wichtigen Beitrag leisten. Indem Anwältinnen und Anwälte von Routinetätigkeiten entlastet werden, bleibt ihnen mehr Raum, um sich auf komplexe juristische Fragestellungen und die Beratung ihrer Mandanten zu konzentrieren.
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Über die Autorin:
Özlem Doger-Herter - "IT Woman of the Year 2023" und "Ambassador der Stanford University for Women in Data Science"
Herausgeberin und Autorin im Springer Gabler Verlag sowie Head of Communication der Scopevisio AG.
www.scopevisio.com und www.legalvisio.de