Thema Zeitmanagement als Jurist bzw. Juristin

von Carmen Schön

An einem mangelt es einem als Jurist:in eigentlich immer – an Zeit. Kennen Sie diese Situation - Sie haben sich einen Tagesablauf definiert und am Ende des Tages nur die Hälfte geschafft? Und trotz guter Planung und Arbeitseifer können Sie Ihre anstehenden Aufgaben einfach nicht immer umsetzen. Wenn Sie auf Dauer Ihrem Terminkalender hinterherlaufen, frustriert dieses natürlich und raubt Ihnen Ihre Energie. Was können Sie also tun, um Ihre Zeit optimal zu nutzen?

Tipp 1 – Übernehmen Sie Verantwortung für Ihre Zeit und werden Zeitmanager:in

Die gute Nachricht ist – alle Menschen haben die gleiche Tageszeit zur Verfügung. Es geht nur darum, diese auch optimal dem eigenen Rhythmus anzupassen. Übernehmen Sie ab heute gleich Verantwortung und delegie-ren nicht die Schuld an andere, nach dem Motto: meine Mandant:innen erwarten von mir, dass ich immer erreichbar bin, meine Mitarbeiter:innen stellen mir immer so viele Fragen, als Jurist:in hat man einfach immer zu wenig Zeit etc. Natürlich gibt es viele Herausforderungen, denn Sie arbeiten auch in einem anspruchsvollen Job. Diese können aber mit einem klugen Zeitsystem gemanagt werden. Am Ende des Tages entscheiden Sie, wie Sie mit Ihrer kostbaren Zeit am Tag umgehen. Übernehmen Sie also eine aktiv-gestaltende Rolle.

Tipp 2 – Definieren Sie einen Zielzustand und gleichen Sie ihn mit dem Ist-Zustand ab

Um ein Ziel zu erreichen, sollten wir uns zunächst eines setzen. Haben Sie ein genaues Bild davon, wie ein zeitlich optimal genutzter Tag aussieht? Was tun Sie an einem solchen Tag? Wann beginnen Sie mit Ihren Tätigkeiten, wieviel Pause machen Sie und wann sollte dieser Arbeitstag enden? Wenn Sie hiervon noch kein klares Bild haben, dann skizzieren Sie Ihren idealen Arbeitstag bzw. Ihre Arbeitswoche auf einem Blatt Papier.

Im zweiten Schritt skizzieren Sie bitte einmal alle Tätigkeiten, die Sie im Laufe des Tages bzw. der Woche umsetzen. Womit genau verbringen Sie Ihre Zeit? Wie priorisieren Sie die Aufgaben? Gleichen Sie nun den Ist-  mit dem Zielzustand ab. Stellen Sie sich dann die Frage, was genau Sie verändern sollten und welche so genannten Zeitfresser Sie blockieren. Listen Sie diese separat auf und überlegen sich, wie Sie diese verändern könnten. Beispiel: Vielleicht lassen Sie sich zu oft in Ihrer Arbeit unterbrechen, schauen zu oft auf das Smartphone, arbeiten an zu vielen Aufgaben parallel und verlieren den Fokus, können nicht Nein sagen zu anstehenden Aufgaben etc.

Wenn Sie nun zu dem Ergebnis kommen, dass alleine schon diese von  mir skizzierte Aufgabe Zeit kostet, dann haben Sie Recht. Ein gutes Zeit- management zu erarbeiten, ist zunächst eine zeitliche Investition. Ohne Analyse und Planung werden Sie Ihre Zeit nicht optimieren können.

Tipp 3 – Priorisieren Sie Ihre Aufgaben und passen Sie diese Ihrem Biorhythmus an

Die meisten Menschen arbeiten besonders konzentriert am Vormittag und am späten Nachmittag. Hier sollten Sie Aufgaben bearbeiten, die Ihre besondere Konzentration benötigen – die so genannten A-Aufgaben. Daher ist es zunächst wichtig, sich jeden Tag deutlich zu machen, welche A-, B- und eventuell C-Aufgaben anstehen und wann genau diese zu bearbeiten sind.

Verschwenden Sie keine Energie, indem Sie z.B. am Vormittag Ablage und Administration machen oder sich in Telefonaten verlieren. Überlegen Sie auch, ob Sie sich „störungsfreie“ Zonen gönnen und Telefonate für einige Stunden umleiten. Setzen Sie sich Zeitfenster, an denen Sie E-Mails komprimiert lesen und stellen Sie die E-Mail-Vorschau aus. Legen Sie Ihr Smartphone außer Reichweite, um nicht permanent Nachrichten zu lesen.

Tipp 4 – Planen Sie jeden Tag 5-10 Minuten

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Studien belegen, dass Menschen, die jeden Tag 5-10 Minuten Ihren Alltag planen, ca. eine Stunde an Zeit sparen. Überlegen Sie also jeden Tag z.B. beim ersten Kaffee, was genau heute ansteht und welche Aufgaben in wel-cher Priorität zu bearbeiten sind. Denn die Erfahrung zeigt, dass es kaum möglich ist, eine Woche zu planen. Diese Grundplanung sollte zwar stehen, jedoch sind die Tage immer wieder dem individuellen Geschehen und Arbeitsaufkommen anzupassen.

Tipp 5 – Planen Sie Zeit für unerwartete Tätigkeiten ein

Es wird kaum einen Tag geben, an dem Sie nicht unerwartete Tätigkeiten übernehmen müssen. Insofern ist es wichtig, dass Sie hierfür einen Zeit-puffer einplanen. Überlegen Sie sich, wieviel Zeit Sie hierfür freihalten müssen – eine Stunde oder mehr? Findet dieses am Vor- oder Nachmittag statt, oder müssen Sie sich flexibel darauf einstellen?

Tipp 6 – Arbeiten Sie an einer klaren Kommunikation

Viel Zeit verlieren wir oft in der Kommunikation. Telefonate kommen nicht auf den Punkt, Briefings sind nicht klar und brauchen daher die permanente Feedbackschleife, Meetings sind nicht auf dem Punkt. Reflektieren Sie hier Ihr eigenes Verhalten. Wie gut sind Sie vor einem Gespräch vorbereitet? Sind Sie in der Lage, Telefonate zu steuern, ohne den Mandanten bzw. die Mandant:in „abzuwürgen“?

Beginnen Sie gleich heute damit, Ihre Zeit zu optimieren. Es ist ein sehr befriedigendes Gefühl, nach einem Arbeitstag mit dem Gefühl nach Hause zu gehen, „alles im Griff“ zu haben. Viel Erfolg dabei!

 

Infos zur Autorin:

Carmen Schön ist Managementberaterin, Juristencoach und Bestsellerautorin und berät, trainiert und coacht seit über 12 Jahren Anwaltskanzleien, Juristen, Führungskräfte und TOP Manager in Unternehmen zu den Themen Geschäftsaufbau, Führung, Auftritt und Wirkung sowie Verhandlungsmanagement.
Kontakt: kontakt@carmenschoen.de