Cloud Computing wird in der IT-Branche vielfach als das Nutzungskonzept
der Zukunft gefeiert. Doch der praktische Nutzen erschließt sich noch lange nicht jedem potenziellen Anwender. Ein Blick in die Praxis zeigt aber, dass bereits praktikable Lösungen existieren, die ihren Anwendern einen handfesten Vorteil bringen. Von der Cloud profitieren können beispielsweise Steuerberater, indem sie über entsprechende Dienste das Zusammenspiel mit ihren Mandanten optimieren.
Cloud-Systeme bieten sich dafür als gemeinsame Arbeitsplattform an: Während der Unternehmer mit den aus der Cloud bezogenen Anwendungen seine Geschäftsbücher führt, Belege verwaltet und den Zahlungsverkehr abwickelt, kann die Steuerberatungskanzlei ebenfalls auf die Daten zugreifen. Die im Rechenzentrum vorhandene, stets aktuelle Datenbasis versetzt die Kanzlei in die Lage, zeitnah die Buchführung zu erstellen und Auswertungen zu generieren, die dem Unternehmer bei der betriebswirtschaftlichen Steuerung helfen.
Die IT in der Cloud kann dabei ohne große Investitionen unterstützen. Die Bereitstellung der Software erfolgt beispielsweise in Form browserbasierter Anwendungen, die für den Nutzer die Handhabung vereinfachen. Benötigte er für die Verwendung von klassischen rechenzentrumsbasierten Programmen eine lokal installierte Erfassungskomponente, so entfällt diese bei der Nutzung von Cloud-Diensten. Die Anwendungen lassen sich in der Regel über einen Browser aufrufen, wie er sowieso für den Zugang zum Internet genutzt wird.
Optimierter Informationsfluss
Das wichtigste und auch meistgenutzte Anwendungsszenario in der
Zusammenarbeit ist ein gemeinsames digitales Archiv für Buchführungsbelege, das über eine Belegverwaltung in der Cloud realisiert werden kann. Da der Belegaustausch über den Online-Weg kontinuierlich erfolgen kann, profitiert der Steuerberater von einem schnellen Informationsfluss. So bleibt er über die Geschäftsvorfälle im Unternehmen und alle relevanten Kennzahlen immer auf dem Laufenden. Wenn die aktuelle geschäftliche Lage seines Mandanten von der geplanten Entwicklung abweicht, erkennt er dies schnell und kann das Unternehmen gezielt ansprechen und auch während des Jahres wichtige Hinweise zur Unternehmenssteuerung geben.
Über die Belegverwaltung hinaus können in einem solchen System auf Basis der vorhandenen Belegdaten auch Geschäftsbücher des Unternehmens, wie die Rechnungsbücher oder das Kassenbuch, erstellt werden. Über eine Komponente für die Rechnungsschreibung werden etwa Rechnungen und Gutschriften schnell und einfach angefertigt. Kunden- und Artikeldaten lassen sich dabei speichern, so dass sie bei ähnlichen oder regelmäßig wiederkehrenden Geschäftsvorfällen nicht erneut eingegeben werden müssen. So kann auch das Rechnungsausgangsbuch gleich parallel automatisch erzeugt werden. In umfassenden Cloud-Lösungen lassen sich sogar Zahlungen direkt aus den Rechnungsbüchern heraus erstellen und an die Bank senden. Ebenso ist es möglich, sämtliche Bankkonten des Unternehmens in einer Online-Anwendung zu verwalten und die Zahlungsein- und ausgänge automatisch mit den Rechnungsbelegen abzugleichen.
Bessere Datenqualität, weniger Fehlerpotenzial
Der Vorteil einer solchen medienbruchfreien elektronischen Prozesskette: Vom Einlesen des digitalisierten Belegs an arbeitet das System durchgängig mit einheitlichen Daten. Dies zieht sich kontinuierlich durch bis hin zur Erstellung der Finanzbuchführung in der Steuerberatungskanzlei, der ebenfalls die in den Anwendungen erfassten Daten und Belege zugrunde liegen. Den Beratern ermöglicht die stets aktuell gehaltene Datenbasis eine gezieltere Betreuung, den Unternehmen lässt der in Teilen automatisierte Prozess mehr Zeit für ihre Kernaufgaben.
Essentiell: die Frage der Sicherheit
Damit die zentrale Datenbasis nicht zur Gefahr werden kann, ist die Absicherung der Zugriffe von elementarer Bedeutung. Schließlich ist die Sicherheit bei Cloud-Lösungen – insbesondere bei geschäftlich genutzten – grundsätzlich ein zentraler Aspekt. Für den gemeinsamen Einsatz in Steuerberatungskanzleien und bei deren Mandanten eignen sich deshalb in erster LinieTrusted-Cloud-Konzepte - diese sind der Sicherheit sogar förderlich. Immerhin können gute Cloud-Anbieter mit zentral betriebenen, professionellen Infrastrukturen ein viel höheres Schutzniveau bieten als eine Kanzlei oder ein mittelständisches Unternehmen dies normalerweise selbst zu realisieren in der Lage wäre.
Neben dem Funktionsumfang sollten Anwender bei der Auswahl einer Cloud-Lösung unbedingt besonderes Augenmerk darauf legen, wie der Zugriff auf die Cloud-Dienste abgesichert wird. Es empfiehlt sich in jedem Fall eine Kombination aus Besitz und Wissen, also einer Hardware-Komponente und einer PIN-Eingabe. Die Datenübertragung zum Rechenzentrum des Anbieters sollte grundsätzlich verschlüsselt erfolgen.