KI-Einsatz als entscheidende Weichenstellung für die Marktpositionierung
Auch wenn Wirtschaft und Gesellschaft noch nicht homogen mit dem Einsatz leistungsfähiger KI-Systeme durchzogen sind, kann das nicht darüber hinwegtäuschen, dass im jeweiligen Wettbewerbsumfeld der Digitalisierungsgrad der einzelnen Marktteilnehmer zum entscheidenden Erfolgsfaktor geworden ist. Insbesondere steigt der mandantenseitige Druck, effiziente KI-Systeme zur Effizienzsteigerung zu nutzen. Gleichzeitig hilft der KI-Einsatz in Kanzleien, den gefährlichen Mangel an Fachkräften – mindestens in Teilen – zu kompensieren.
Ist der KI-Einsatz in einer Steuerkanzlei überhaupt sinnvoll?
Grundsätzlich kann die KI-Nutzung in Finanz- und Buchhaltungssoftwareprodukten zu erheblichen Effizienzsteigerungen im Alltag der Kanzlei wesentlich beitragen. Insbesondere im Zuge der KI-gestützten Erkennung von Dokumenteninhalten und der damit eng verbundenen automatischen Belegzuordnung zu den jeweiligen Buchungssachverhalten leisten KI-gestützte Systeme in Teilen bereits jetzt gute Dienste. Außerdem bieten KI-gestützte Systeme Qualitätspotenzial für unternehmerische Planungsszenarien jedweder Art, beispielsweise die Unternehmensplanung oder die Liquiditätsplanung. Selbst der Einsatz von geeigneten Sprachmodellen verspricht hier, sofern dieser ausschließlich innerhalb der jeweiligen Software erfolgt, deutlichen Nutzen.
Allerdings ist es sinnvoll, jedwede Gedanken hinsichtlich zunehmenden KI-Einsatzes ausschließlich auf besonders leistungsfähige Applikationen zu konzentrieren. Diese Systeme bieten durch den Einsatz leistungsgesteigerter KI-Komponenten und komplexerer Algorithmen weit mehr Funktionstiefe, die per se für Effizienzsteigerungen sorgen und zur Entlastung des Personals führen.
Im Bereich der Belegerfassung und -bearbeitung sorgt KI für optimierte Erkennungsergebnisse, die den heute üblichen und seit vielen Jahren in Einsatz befindlichen optoelektronischen Erkennungssystemen deutlich überlegen und weitgehend im Stande sind, fehlerfreie Ergebnisse zu erzeugen. Diese optimierten Erkennungsergebnisse sind ihrerseits Bedingung, um mittels KI den durch den jeweiligen Beleg definierten Buchungsstoff vollständig automatisiert zu verbuchen. Doch selbst diese per se beeindruckende Fähigkeit der KI ist bei weitem nicht hinreichend, um nachhaltig sinnvolle Automatisierungsschritte zu implementieren. Daher sind die besonders leistungsfähigen Systeme bereits heute in der Lage, mittels KI-Logik automatische Aufteilungen der Rechnungspositionen durchzuführen, insbesondere auch bei einer sehr großen Anzahl von Rechnungspositionen. Diese Funktion, gepaart mit der zuvor beschriebenen Fähigkeit der vollautomatisierten Verbuchung, ist disruptiv.
Dennoch wird es sich gerade beim Erkennen von Rechnungsdokumenten lediglich um einen Übergangsschritt handeln, da mit der bereits beschlossenen Umsetzung der elektronischen Rechnungsformate, hier insbesondere ZugFerd- und X-Rechnung, das Erkennungsproblem verschwinden wird und zukünftig lediglich Dateiinhalte KI-seitig vollständig automatisiert verarbeitet werden. Die oben erwähnten besonders leistungsfähigen Systeme bieten Funktionen wie die Fähigkeit, im Rahmen des Einlese-Prozesses Positionen mit Hilfe eines KI-Trainers bzw. mit einer speziellen Positions-Kontierhilfe zu verarbeiten und jeweils einen Kontierungsvorschlag zu erstellen sowie pro Position einen separaten Suchbegriff zu hinterlegen, alternativ nach Steuersätzen aufzuteilen oder den Gesamtbetrag zu buchen. Sie bieten optional eine Einlese-Automatik, d.h. die eingehenden Belege werden selbständig und automatisch verarbeitet, eine Buchung anhand des ermittelten Kontierungsvorschlags erstellt und mit dem Beleg verknüpft sowie eine automatisierte Kontokorrent-Stammdatenpflege: z. B. zum Aktualisieren von Adressdaten eines KK (Kontokorrent) bzw. zum Neuanlegen eines neuen Lieferanten, um nur die relevantesten Funktionen zu nennen.
Automation macht wettbewerbsfähig
In Summe werden diese Entwicklungen letzten Endes dazu führen, dass sich der Automationsgrad in Kanzleien stetig erhöhen wird und sämtliche Tätigkeiten – die je nach individueller Kanzleistruktur einen erheblichen Teil des derzeitigen Tagesgeschäfts ausmachen – vollumfänglich automatisiert unter Nutzung der Möglichkeiten, die KI bietet, erledigt werden. Somit steht die Branche derzeit an der Schwelle zur vollautomatisierten Erkennung, Belegerfassung, Kontierung, Aufteilung und Verbuchung des Buchungsstoffes sowie der hieraus zu erzeugenden Auswertungen.
Auch ist der naheliegende Gedanke, sich dieser Entwicklung zu verschließen, nicht zielführend, da schon aus schierem Mangel an qualifiziertem Personal viele Kanzleien den Schritt hin zur Automatisierung gehen werden, um ihre Aufgaben überhaupt erfüllen zu können. Neben dem Effekt der dann wieder möglichen Abarbeitung bestehender Aufträge wird sich im Zeitverlauf ein erheblicher Rationalisierungseffekt einstellen. Durch die dann vollautomatisierte Verarbeitung des gesamten Buchungsprozesses und wesentlicher Teile der Auswertungen werden Fachkräfte anders einsetzbar, da mit stetig steigender Zuverlässigkeit der Systeme nicht nur Kontrolltätigkeiten entfallen, sondern darüber hinaus die Systeme 24 Stunden täglich an 365 Tagen im Jahr arbeiten, und das bei deutlich geringeren Kosten als für das diese Tätigkeiten manuell durchführende Personal anfallen würde. Somit ist bereits aus Gründen der Wettbewerbsfähigkeit die KI-Nutzung branchenweit gesetzt.
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Über den Autor:
Michael Brhel - Gesellschafter der Simba Computer Systeme GmbH
Die Simba Computer Systeme GmbH entwickelt seit über 30 Jahren Finanzsoftware für Steuerkanzleien, Unternehmen sowie kirchliche und soziale Einrichtungen.