Cloud-Lösungen sind im Trend – auch bei Anwaltskanzleien. Viele sehen dabei in erster Linie den Komfort, lästige IT-Themen in kompetente Hände zu geben und sich verstärkt auf ihre Kernkompetenzen zu konzentrieren. Dennoch gibt es noch immer Vorbehalte gegenüber Cloud-Lösungen.
Auslagern in die Wolke
Schneller Zugriff auf alle Daten und Kanzleiakten von verschiedenen Standorten – sei es im Gericht, bei einem Mandantenbesuch oder im Home-Office: Dieses Arbeitsszenario findet auch in Rechtsanwaltskanzleien immer mehr Anklang. Dazu kommt der entscheidende Vorteil, die IT-Infrastruktur nicht mehr selbst in der Kanzlei aufzubauen und zu betreiben. Deshalb gehen auch Anwälte immer mehr dazu über, ihre Kanzlei Schritt für Schritt zu digitalisieren und ihre IT an einen IT-Dienstleister auszulagern.
Das Konzept ist simpel. Die Daten werden zentral zur Verfügung gestellt und aus der virtuellen Wolke genutzt. Statt eigene Server in den Kanzleiräumen stehen zu haben, werden diese zusammen mit den Kanzleidaten und der Kanzleisoftware in ein Rechenzentrum ausgelagert. Der Zugriff auf die Daten und Anwendungen erfolgt über eine gesicherte Internetverbindung. Für Installationen, Updates und Pflege der Systeme ist der Anbieter verantwortlich. Die Kanzlei ist nur noch für die lokale IT zuständig – alles andere übernehmen Experten eines entsprechenden IT-Dienstleisters. Die Updates werden meist in der Nacht durchgeführt, so dass in den Kernarbeitszeiten keine Ausfälle durch Systemaktualisierungen entstehen. Für das Kanzlei- und Zeitmanagement ist das ein erheblicher Vorteil, denn Kanzleimitarbeiter müssen sich nicht mehr mit der IT beschäftigen und können sich auf ihr Kerngeschäft konzentrieren.
Sicherheit für Ihre Daten
Da in Anwaltskanzleien mit hochsensiblen Daten gearbeitet wird, muss diese Art der Datennutzung mit höchster Vorsicht erfolgen. Anwälte sind dazu verpflichtet, die vertraulichen Daten ihrer Mandanten nach datenschutz- und berufsrechtlichen Vorgaben bestmöglich zu schützen. Daher sind vorab viele Fragen zu klären. So muss Transparenz herrschen, was mit den Daten passiert. Wer kann alles darauf zugreifen? Ist die Kanzlei geschützt vor Viren oder sonstigen Cyber-Attacken? Hier herrscht viel Unsicherheit, die zum Teil nicht ganz unbegründet ist. Doch was Ausfallsicherheit, Datensicherungen, Wasser-, Brand- und Einbruchsschutz sowie Zugangskontrollen angeht, haben seriöse Rechenzentren der Sicherheit der IT-Infrastruktur in der eigenen Kanzlei einiges voraus. Der Fokus liegt hierbei auf der Wahl des IT-Outsourcing-Partners. Hier stellt sich die entscheidende Frage: Wem vertraut die Kanzlei ihr System an?
Zuverlässiger Partner
IT-Outsourcing rechnet sich – wenn man einen Outsourcing-Partner an seiner Seite hat, dem man vertraut. Deshalb ist es essentiell, sich vorab intensiv mit der Wahl des Cloud- Anbieters auseinanderzusetzen. Eine wesentliche Rolle spielen dabei der Standort und der Anbieter des Rechenzentrums. Befindet sich das Rechenzentrum in Deutschland? Ist Ihr Outsourcing-Partner gleichzeitig auch Besitzer des Rechenzentrums? Erfüllt der Anbieter Ihre Sicherheitsanforderungen? Kann er diese durch Zertifikate nachweisen?
Hierbei gibt es erhebliche Unterschiede zwischen den einzelnen Anbietern in Bezug auf Leistungsumfang, Qualität der Datenleitung und des Services, in den allgemeinen Vertragskonditionen wie Laufzeit oder Preismodell. Professionelle Anbieter verfügen über ein Rechenzentrum, in dem die eingesetzten Server sicher und zuverlässig aufgestellt sind. Zugangskontrolle, Brandschutz, 24-Stunden-Betrieb und Notstromversorgung sind Mindestanforderungen für ein funktionierendes und seriöses IT-Outsourcing. Auch die Datensicherung spielt eine wichtige Rolle. Es muss gewährleistet sein, dass Unbefugte weder Einsicht noch Zugriff zum Kanzleiserver im Rechenzentrum erhalten. Datensicherungen sollten über einen ausreichenden Zeitraum bereitgehalten werden, um im Bedarfsfall eine Rücksicherung durchführen zu können.
Mit der Wahl des richtigen Partners ist der erste Schritt für ein erfolgreiches IT-Outsourcing gemacht – und damit der Anfang einer spürbaren Entlastung im Kanzleialltag.