Vorteile des digitalen Fuhrparkmanagements

von Juliane Mertins-Chaplar

Laut einer Studie des Bundesverbandes Fuhrparkmanagement fallen pro Betrieb durchschnittlich über 8 Stunden Arbeitszeit pro Woche für die Verwaltung des Fuhrparks an. In vielen Betrieben gibt es keine Person, die ausschließlich für diese Tätigkeit zuständig ist. Oftmals übernimmt die Geschäftsführung oder die Personalabteilung das Fuhrparkmanagement. Dabei wird die verantwortliche Person mit zahlreichen Herausforderungen konfrontiert, die viel Zeit und Aufwand fordern und die Rechtssicherheit des Fuhrparks gefährden können. Ein digitales Fuhrparkmanagement hilft dabei, die Prozesse effizient zu gestalten und den Überblick über sämtliche Kosten und gesetzlichen Anforderungen zu behalten. Mit einer Fuhrparksoftware können Kapazitäten sinnvoll eingesetzt werden, der Fokus bleibt dabei auf dem Kerngeschäft des Unternehmens. In vielen Fällen empfehlen auch Steuerkanzleien digitale Lösungen, wie den Umstieg auf ein digitales Fahrtenbuch. Durch dieses können Unternehmen Kosten im Fuhrpark sparen und die Rechtssicherheit einhalten.

Geringer administrativer Aufwand

Spätestens durch die Covid-19-Pandemie wurde deutlich, welcher hohe Mehrwert in der Digitalisierung steckt. Im Fuhrpark beginnt dies bereits damit, dass sämtliche relevanten Dokumente – von der Tankquittung über die Belege für Reparaturkosten bis hin zum Leasingvertrag – in Form einer digitalen Fahrzeugakte an zentraler Stelle mit nur wenigen Klicks auffindbar sind. Dadurch behalten Fuhrparkverantwortliche jederzeit den Überblick über die gesamten Kosten ihrer Flotte. Auch alle anstehenden Aufgaben rund um den Fuhrpark – etwa Wartungsintervalle oder die vorgeschriebene regelmäßige Führerscheinkontrolle – sind digital zentral erfasst. Dadurch ist sichergestellt, dass sämtliche firmenwagenrelevante Fristen gewahrt bleiben. Zudem lässt sich durch die automatische Routendokumentation die Flotte besser auslasten, etwa indem Fahrten besser aufeinander abgestimmt und dadurch doppelte Wege vermieden werden.

Rechtssicherheit im Unternehmen

Neben den administrativen Prozessen spielt die Rechtssicherheit eine große Rolle in der Fuhrparkverwaltung. Es gibt zahlreiche gesetzliche Anforderungen für den Betrieb eines Fuhrparks. Zu den Aufgabenbereichen zählen unter anderem die regelmäßige Führerscheinkontrolle (FSK), die Unfallverhütungsvorschriften (UVV) und die Einhaltung von Lenk- und Ruhezeiten.

Die Wichtigkeit dieser Bereiche kann an UVV und FSK verdeutlicht werden. Die Unfallverhütungsvorschriften sind rechtsverbindliche Vorschriften zu der Arbeitssicherheit und dem Gesundheitsschutz am Arbeitsplatz. Die Vorschriften werden von den Unfallversicherungsträgern, der Deutschen Gesetzlichen Unfallversicherung (DGUV), erlassen. Das Unternehmen kann die Verantwortung der Unfallverhütungsvorschriften teilweise auf die Fuhrparkverantwortlichen übertragen. In dem Falle sind diese nach den UVV dazu verpflichtet, die Arbeitskräfte in den Umgang und die Gefahren der Nutzung der Arbeitsmittel einzuweisen und können bei Unfällen zur Rechenschaft gezogen werden. Das heißt: Gehen die Fuhrparkverantwortlichen ihrer Pflicht nicht nach, bleiben sie auf den Bußgeldern bei Nichteinhaltung der UVV sitzen. Die halbjährlichen Führerscheinkontrollen sind ein weiterer Baustein, der die Sicherheit von Fahrzeugführenden gewährleisten soll. Nach § 21 StVG ist das Anordnen von Fahrten ohne gültige Fahrerlaubnis eine Straftat. Sind Fuhrparkverantwortliche der Kontrollpflicht nicht nachgekommen, können somit auch sie zur Rechenschaft gezogen werden, sollte die Belegschaft ohne gültige Fahrerlaubnis ein Fahrzeug fahren. Eine Fuhrparksoftware hilft bei der Protokollierung von FSK und UVV Maßnahmen und fungiert im Falle eines Schadensfalls als wichtiges Beweismittel.

Steuerersparnis mit dem Fahrtenbuch

Steht Beschäftigten ein Fahrzeug auch zur privaten Nutzung zur Verfügung, entsteht ein geldwerter Vorteil, der versteuert werden muss. Aufgrund der Einfachheit wählen viele Unternehmen als auch Selbstständige hierfür die „Ein-Prozent-Regel“. Bei dieser Versteuerungsmethode muss monatlich ein Prozent des Bruttolistenpreises des Fahrzeugs versteuert werden. Diese Methode kann jedoch langfristig teuer werden, weshalb sich in vielen Fällen der Wechsel zur Fahrtenbuchmethode lohnt. Doch auch die Nutzung eines händischen Fahrtenbuches führt bei inkorrekter Führung zu Nachzahlungen. Digitale Fahrtenbücher versprechen die Lösung. Sie stellen auch im hektischen Betriebsalltag die einwandfreie Dokumentation der Fahrten sicher. Digitale Fahrtenbücher zeichnen automatisch alle für das Finanzamt relevanten Daten wie Uhrzeit und gefahrene Kilometer auf. Fahrzeugführende müssen lediglich angeben, ob es sich um eine Betriebs- oder Privatfahrt handelt.

Möchte ein Betrieb Kosten senken und die Rechtssicherheit gewährleisten, empfiehlt sich der Einsatz einer Fuhrparksoftware. Denn eine effiziente Fuhrparkverwaltung beginnt mit der Digitalisierung von Prozessen.

 

Über die Autorin:

Juliane Mertins-Chaplar
Senior Manager Content Marketing bei Vimcar GmbH