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Personalkosten senken durch effektives Personalmanagement

Von Sylvia Reich, Personalberaterin, KRP Personalberatung für Juristen und Notare

Wie bekommen und binden Sie die richtigen Mitarbeiter?

Gehören Sie zu den Kanzleien mit
  • hoher Fluktuation
  • schwacher Resonanz bei Stellenangeboten trotz guter Marktlage
  • hohem Krankenstand (Durchschnitt sind in der Branche Rechtsberatung ca.11 Tage)1
Diesen Artikel habe ich für Sie geschrieben.

Keine Lösung der Probleme versprechen:

  • Zahlung nicht marktgerechter Gehälter:
  • Überdurchschnittliches Gehalt für durchschnittliche Bewerber führt dazu, dass die Mitarbeiter sich schnell an das hohe Gehalt gewöhnen, strukturelle Probleme, die zur Unzufriedenheit und Kündigung führen, löst man dadurch nicht.
  • Die Zahlung von unterdurchschnittlichen Gehältern führt dazu, dass gute Bewerber schwer als Mitarbeiter gewonnen werden können und bestehende Mitarbeiter in Zeiten von Fachkräftemangel leicht abgeworben werden – aber das ist nicht überraschend.
  • Lange (Knebel-)Kündigungsfristen: Wer gehen möchte, aber nicht kann, wird nicht die gewünschte Leistung bringen.
Laut Gallup Studie 2011 haben 23% der Mitarbeiter innerlich bereits gekündigt, 63% machen Dienst nach Vorschrift, nur 14% verfügen über eine hohe emotionale Bindung an den Arbeitgeber … und dies, obwohl 92% mit der Arbeit, die sie ausführen, zufrieden sind und für 58% die Vergütung in einem adäquaten Verhältnis zur Leistung steht. 2

Was hilft?

  • Klare Kommunikation der Anforderungen im Stellenangebot und im Bewerbungsgespräch, keine falschen Versprechungen, messbare Erfolgsfaktoren:
    Topkandidaten bleiben nur, wenn ihre Erwartungen erfüllt werden. Bei falschen Versprechungen gehen sie wieder.
    Sie entlassen ja auch Bewerber, die mehr versprachen, als sie halten…
  • Einarbeitung durch fachlich und didaktisch geeignete Mitarbeiter, die nicht um ihren Arbeitsplatz durch den „Neuen“ fürchten müssen, die zumindest teilweise vom Tagesgeschäft entlastet werden und die Interesse an einer erfolgreichen Einarbeitung des Mitarbeiters haben; zusätzlich: Erstellung eines Einarbeitungsplans zur Einhaltung wichtiger Abläufe.

Bei einer guten Einarbeitung haben die neuen Mitarbeiter die Informationen, die sie brauchen und können hoch motiviert die Kanzleiziele umsetzen.

  • Klare Kommunikation mit neuen Mitarbeitern in einem terminierten, vorbereiteten Feedback-Gespräch nach 1 Monat / 3 Monaten / vor Ende der Probezeit mit Vorbereitungsmöglichkeit durch Arbeitnehmer, Analyse Ist- / Sollzustand, Hilfestellungen, um den Sollzustand zu erreichen:
    – schlecht: Ad-hoc-Gespräch ohne Vorbereitung, ohne Plan, ohne Ergebnis
    – schlechter: gar keine Gespräche (ist ja alles so ziemlich in Ordnung. Sie kennen die „schwäbische“ Methode: nicht gemeckert ist Lob genug. Schade: Lob ist die billigste Form der Motivation)
    – noch schlimmer: Kündigung durch den Arbeitgeber ohne vorheriges Gespräch, da nicht kommunizierte Anforderungen sich wohl nicht erfüllen werden. Entsprechende Negativpropaganda des Mitarbeiters schadet Ihrem Image als Arbeitgeber und bringt Ihnen weniger gute Bewerbungen ein
  • Jährliche Gespräche über Perspektiven / Ziele mit entsprechender Vorbereitung auf beiden Seiten
    – einschließlich einer Ist-/Soll-Analyse sowie Angeboten, den Sollzustand zu erreichen und einer Gehaltsanpassung nach Erreichung der messbaren Ziele.
  • Sofortiges Feedback bei Minderleistung / überdurchschnittlicher Leistung mit Angabe der Konsequenzen:
    Sofortige sachliche Kritik unter vier Augen stellt schnell Fehler ab; Lob ist die billigste Motivation und keine schlechte! 3
    Wichtig, ist, dass Lob und Tadel sehr zeitnah kommen. Wenn Sie gar nicht reagieren, oder nur insgeheim eine „schwarze Liste“ der Verfehlungen führen, können Mitarbeiter sich nicht verbessern.
  • Aktive Konfliktlösung bei Konflikten in Teams (zwischen Mitarbeitern, aber auch zwischen Teamleiter und Mitarbeitern):
    Häufige Aussage bei Konflikten zwischen Mitarbeitern:“… die werden das schon unter einander klären, ich (Chef/in) mische mich da gar nicht ein!“
    Wie oft sind dann schon die Leistungsträger gegangen und die anderen geblieben? Wenn Ihnen für Konfliktlösung die Zeit fehlt (oder Sie selbst betroffen sind): Für solche Konfliktlösungen gibt es Spezialisten, die die Ursache des Problems analysieren und Lösungen mit den Beteiligten finden. Dies ist billiger, als ständig neue Mitarbeiter zu suchen, oder?
  • Berücksichtigung der Gefühle der Mitarbeiter: Jetzt - höre ich Sie aufstöhnen – reicht es aber! Nun, 7/8 der Entscheidungen kommen aus dem Bauch und werden nachher rational begründet. Dies gilt für Entscheidungen für oder gegen ein Unternehmen und auch bei Kündigungen. 4
  • Macht abgeben, Vertrauen entgegenbringen
    Gute Mitarbeiter halten Sie nicht durch übertriebene Kontrollen, sondern durch die Vorgabe eines Rahmens, innerhalb dessen Entscheidungen in vorher abgestimmtem Umfang selbständig getroffen werden dürfen.

Kennen Sie Kollegen, die viel Zeit außerhalb der Kanzlei verbringen und dennoch gute Gewinne machen? Vielleicht haben diese Kollegen hoch motivierte Mitarbeiter, die die erwartete Leistung bringen und vielleicht noch etwas mehr…

Wie können Sie sehen, ob Sie motivierte Mitarbeiter haben?

Hier einige Faktoren:
Die Resonanz auf Stellenangebote ist zufriedenstellend, Mitarbeiterwechsel auf einer Position ist kleiner als 3 in 5 Jahren; Krankenstand ist unterdurchschnittlich, Konflikte treten in weniger als 20% der Teams auf, neue Bewerber werden von Mitarbeitern empfohlen, die allermeisten Mitarbeiter nehmen an Betriebsausflügen und Weihnachtsfeiern teil. Wenn die männliche oder die weibliche Form gewählt ist, gilt dies selbstverständlich immer für alle Menschen.
1Quelle DAG Gesundheitsreport 2011
2 Pressemitteilung zum Gallup Engagement Index 2011 (http://eu.gallup.com/Berlin/153302/Pressemitteilung-zum-Gallup-Engagement-Index-2011.aspx
3Laut vorgenannter Gallup-Studie erklärten 79% der emotional gebundenen Mitarbeiter, in den letzten sieben Tagen für gute Arbeit Anerkennung und Lob bekommen zu haben, während dies nur 4 % der Mitarbeiter ohne emotionale Bindung vorweisen konnten.
4Eisbergmodell der Kommunikation, z.B. http://www.leadion.de/artikel.php?artikel=0059
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